Основные задачи

• Осуществление на территории Холмского муниципального района полномочий муниципального образования "Холмский район" в области архивного дела, установленных Федеральным законом Российской Федерации от 22 декабря 2004 года №125 - ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", областным законом от 21.03.2005 №441 - ОЗ "Об архивном деле в Новгородской области";
• Обеспечение сохранности и ведение государственного учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению;
• Комплектование муниципального архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для населения Холмского района и Новгородской области в целом;
• Организационно-методическое руководство деятельности ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления района и поселений, находящихся на территории Холмского района, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, содействие организациям других форм собственности и гражданам в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;
• Информационное обеспечение органов местного самоуправления, находящихся на территории Холмского района, организация использования архивных документов, обеспечение прав граждан на архивную информацию;
• Анализ состояния архивного дела в районе;
• Проведение в пределах своей компетенции экспертизы ценности документов.

Функции

• Обеспечивает хранение: - архивных документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в муниципальной собственности, в том числе архивных фондов поселений; - учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела;
• Может принимать на хранение при наличии площадей и необходимых условий, документы по личному составу действующих организаций на договорных условиях в соответствии с действующим законодательством;
• Принимает документы, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, на хранение на условиях договоров между собственниками документов и муниципальным архивом, действующих от имени Администрации района при наличии доверенности;
• Осуществляет учет документов, принятых в муниципальный архив; представляет в установленном порядке учетные данные в Архивное управление комитета культуры Новгородской области;
• Проводит (реализует) мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
• Обеспечивает подготовку предложений по повышению безопасности хранящихся в муниципальном архиве документов, внесение их в установленном порядке на рассмотрение Главе Администрации Холмского муниципального района (далее Главе района) и реализацию принятых решений;
• Обеспечивает проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в муниципальном архиве, в том числе на основе методических рекомендаций Архивного управления комитета культуры Новгородской области;
• Составляет списки организаций - источников комплектования муниципального архива и представляет их в установленном порядке на согласование в Архивное управление комитета культуры Новгородской области, и на утверждение - Главе района; ведет систематическую работу по уточнению списков;
• Организует в соответствии с законодательно установленными сроками отбор архивных документов организаций - источников комплектования для постоянного и долговременного хранения и осуществляет их прием в муниципальный архив;
• Разрабатывает и реализует мероприятия по комплектованию муниципального архива документами по истории района, находящихся в архивохранилищах других субъектов Российской Федерации, нетрадиционными документами, в том числе записями воспоминаний, материалами видеосъемки районных мероприятий и знаменательных событий, юбилеев населенных пунктов и т.п. документами;
• Обеспечивает в установленном порядке ведение учета архивных документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории района;
• Осуществляет в установленном порядке рассмотрение и представление на согласование, утверждение Архивным управлением комитета культуры Новгородской области локальных документов, определяющих порядок документационного обеспечения управления и работы архива организации: положений об архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источниках комплектования муниципального архива и инструкций по делопроизводству;
• Представляет на рассмотрение и утверждение Архивным управлением комитета культуры Новгородской области описи дел по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приему в муниципальный архив;
• Изучает и обобщает практику работы архивов организаций и делопроизводственных служб, распространяет их положительный опыт среди организаций - источников комплектования муниципального архива;
• Оказывает организационно - методическую помощь организациям - источников комплектования муниципального архива, проводит совещание, семинары, консультации по вопросам организации и методике работы с документами, организует смотры сохран-ности архивных документов;
• Обеспечивает подготовку предложений по улучшению сохранности архивных документов, вносит предложения в установленном порядке на рассмотрение Главе района и реализацию принятых решений;
• Осуществляет информирование органов местного самоуправления, находящихся на территории Холмского муниципального района, иных организаций района о составе и содержании документов и фондов муниципального архива по актуальной тематике;
• Обеспечивает исполнение запросов юридических и физических лиц на документационную информацию путем выдачи в установленном порядке дел во временное пользование, подготовки заверенных копий архивных документов, выписок из них;
• Организует работу пользователей архивными документами непосредственно в архиве, готовит копии документов по их запросам;
• Обеспечивает подготовку документальных выставок, материалов для средств массовой информации, встреч с общественностью, школьных уроков, экскурсий в архив, ведет публикацию архивных документов;
• Обеспечивает исполнение социально-правовых запросов граждан на основе принятых в архив документов по личному составу, выдает заверенные архивные справки, заверенные копии и выписки из документов;
• Представляет на рассмотрение Архивного управления комитета культуры Новгородской области описи дел постоянного хранения и по личному составу, поступивших от организаций - источников комплектования муниципального архива;
• Осуществляет прием граждан, рассматривает их заявления и консультирует их по вопросам розыска архивных документов;
• Создает и совершенствует поисково-справочный аппарат к документам, храня-щимся в муниципальном архиве, автоматизированные информационно-поисковые системы, базы данных;
• Реализует отдельные государственные полномочия в сфере архивного дела по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных фондов Новгородской области, находящихся на территории района, при наделении ими Администрации Холмского муниципального района в установленном порядке;
• Обеспечивает подготовку для внесения в установленном порядке в Администрацию Холмского муниципального района проектов муниципальных правовых актов по вопросам развития архивного дела в районе, совершенствования работы муниципального архива.

• Положение о муниципальном архиве Администрации Холмского района

• Оновные направления развития архивного дела в Холмском муниципальном районе на 2021 год
• Оновные направления развития архивного дела в Холмском муниципальном районе на 2020 год
• Оновные направления развития архивного дела в Холмском муниципальном районе за 2019 год